Questions fréquemment posées - Diplomates

Comment s'abonner ?

1. Vous pouvez facilement vous inscrire en ligne.
2. Après la réception de votre formulaire d'inscription, votre ID de protocole est envoyé automatiquement dans une base de données quotidienne à l'administration de la TVA pour une validation.
3. Un mandat de prélèvement SEPA est envoyé à votre adresse e-mail après votre inscription Diplomatic Card Services B.V.
4. Après la signature de votre mandat de prélèvement SEPA, nous vous envoyons le lien pour vous inscrire à votre compte personnel où vous pouvez télécharger vos factures et suivre vos remboursements en cours.

Qu'est-ce qu'un mandat de prélèvement SEPA ?

Un mandat de prélèvement SEPA est l'autorisation donnée par le diplomate, permettant à Diplomatic Card Services B.V. de percevoir à tout moment des paiements futurs sur son compte bancaire libellé en euros. Le service de prélèvement automatique est utilisé pour percevoir tous les coûts liés à l'utilisation de nos services. Diplomatic Card Services annoncera les prélèvements automatiques en envoyant notre facture par e-mail.

Pouvez-vous utiliser un compte bancaire étranger ?

Oui, vous pouvez utiliser un compte bancaire étranger. La condition est que votre banque soit compatible avec le prélèvement SEPA. Diplomatic Card Services validera votre numéro de compte bancaire lors de l'inscription.

Les membres de votre famille peuvent-ils bénéficier de votre privilège de TVA ?

Oui. Les membres de votre famille peuvent bénéficier de l'exonération de la TVA grâce à votre privilège. La restriction est que cette personne doit être enregistrée au protocole et en possession d'une carte d'identité MFA. Cette personne ne peut pas avoir la nationalité belge et doit être âgée de plus de 18 ans.
Pour les achats hors TVA sur place : Une carte hors TVA peut être créée pour les membres de votre famille afin qu'ils puissent également bénéficier d'achats hors TVA. La carte hors TVA est alors connectée à leur numéro de téléphone mobile.
Pour les remboursements de TVA :
Les membres de votre famille doivent demander une facture correcte au nom du diplomate.

Quand recevrez-vous votre carte de TVA ? 

La carte de TVA de Diplomatic Card Services vous sera envoyée dans un délai maximum de 10 jours ouvrables APRÈS que vous ayez été affilié positivement par SPF Finances à Diplomatic Card et que le mandat de prélèvement Sepa ait été signé. Veuillez noter que votre affiliation n'est effective qu'à partir du 1er du mois suivant votre souscription. Votre carte ne sera envoyée à l'adresse de votre mission diplomatique que dans le nouveau mois suivant votre souscription et si votre mandat de prélèvement Sepa a été signé. Cette carte vous permet de payer immédiatement sans TVA dans tous les magasins connectés en Belgique.

Comment changer de fournisseur lorsque je veux profiter du service hors TVA n° 1 de DCC ?

1. Envoyez un e-mail à votre ancien fournisseur avec votre nouveau fournisseur en cc pour l'informer que vous voulez résilier votre contrat.
2. Inscrivez-vous auprès de votre nouveau fournisseur.
3. Envoyez vos nouvelles factures à votre nouveau fournisseur.
4. IMPORTANT Il y a une période de transition de 2 mois avant que vos nouvelles factures soient validées positivement par l'administration de la TVA.

Comment se présente une facture correcte ?

Veuillez consulter le site cliquez sur ce lien pour consulter les exigences minimales pour que les factures soient acceptées.

Vous n'avez pas trouvé votre question ?

N'hésitez pas à contacter notre Support Desk très apprécié. Notre équipe dévouée est toujours disponible pour répondre à vos questions.

Comment modifier vos données personnelles ?

Vos données sont enregistrées dans un profil client hautement sécurisé. En cas de changement de vos coordonnées (par exemple : adresse personnelle, coordonnées, compte bancaire), veuillez confirmer vos dernières coordonnées par e-mail à info@diplomaticcard.be.

Comment accéder à votre portail client personnel et à votre application mobile ?

1. Activez votre nouveau compte.
- Surfez sur le portail client : https://client.diplomaticcard.com
-
Choisissez "Utilisation personnelle".
- Cliquez sur "Activer votre profil client" (même si vous vous êtes déjà inscrit à nos services).
- Entrez votre adresse e-mail enregistrée.
- Vous recevrez un e-mail afin de valider votre identité.
- Vous serez ensuite dirigé vers une nouvelle page où vous pourrez créer un nouveau mot de passe.
2. Téléchargez notre nouvelle application mobile "Diplomatic Card".
Vous trouverez ci-dessous les liens de notre application mobile.
VEUILLEZ SUIVRE LES INSTRUCTIONS PRÉCÉDENTES(Activer votre compte) AVANT D'ACCÉDER À L'APPLICATION MOBILE.

Comment bloquer votre carte en cas de vol ou de perte ?

1. Allez sur votre portail client et connectez-vous.
2. Allez dans le menu "Informations supplémentaires" dans la barre supérieure bleue.
3. Vos cartes actives sont affichées, pour bloquer votre carte, cliquez sur le bouton rouge à côté de la carte.
4. Pour débloquer votre carte, veuillez contacter notre Support Desk.

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Où trouver les magasins connectés ?

Veuillez consulter notre site web pour connaître les magasins et fournisseurs connectés.

Comment fonctionne la carte TVA ? 

1. Rendez-vous dans l'un des magasins connectés en Belgique.
- Assurez-vous d'avoir votre carte de TVA et votre téléphone portable avec vous.
2. Avant le paiement à la caisse, remettez votre carte TVA au caissier.
3. Afin de reconnaître et de valider votre privilège TVA, vous recevrez un code à 4 chiffres par SMS. Mentionnez ce code à la personne qui se trouve à la caisse. Le vendeur saisira le code à 4 chiffres et les détails de l'achat dans notre application de TVA gratuite dans le magasin connecté.
4. Si vous êtes exempté de la TVA pour cet achat, l'application validera votre transaction sans TVA.
5. Vous pouvez maintenant payer immédiatement sans TVA à la caisse.

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Comment demander le remboursement de la TVA sur les achats ?

Pour les achats effectués dans des magasins qui ne sont pas encore connectés, veuillez demander une facture incluant la TVA, établie au nom et à l'adresse du titulaire principal du compte (Diplomat), au moment de la transaction. Diplomatic Card Services traite votre achat après réception de la facture et se charge du remboursement de votre TVA.

1. Envoyez-nous vos factures via le portail client ou l'application mobile (link nog toevoegen) en pdf, jpg et png.
2. Après quelques jours, vos factures seront traitées et envoyées à l'administration de la TVA pour validation.
3. Après une validation positive par l'administration fiscale, Diplomatic Card Services Belgium obtient un E-Certificat (un document d'exemption) de l'administration fiscale. Diplomatic Card Services Belgium envoie ensuite une demande de remboursement au magasin.
4. Le magasin dispose d'un délai de paiement, pour payer la TVA à Diplomatic Card Services, jusqu'à la fin du mois suivant celui de l'envoi du certificat électronique.
5. Diplomatic Card Services vous rembourse la TVA sur votre compte bancaire après réception du paiement par le magasin et avec un délai dépendant de votre choix de service (Basic* ou Extra**).

Où pouvez-vous envoyer vos demandes de remboursement ? 

Téléchargez toujours vos factures sur le portail client ou sur l'application mobile:
Portail client
- Allez sur le portail client : https://client.diplomaticcard.com
-
Allez dans '+ Ajouter une nouvelle déclaration de TVA'.
- Vous pouvez télécharger les factures dans l'un des formats de document suivants : pdf, jpg, jpeg, png.
Application mobile
- Allez sur l'icône avec l'appareil photo.
- Prenez une photo de votre facture OU ajoutez un fichier (pdf, jpg, jpeg, png.).
- Assurez-vous que toutes les informations figurant sur la facture sont visibles sur la photo.
- Cliquez sur le bouton "Télécharger la transaction".
Votre fichier a été téléchargé et les informations seront traitées par Diplomatic Card Services dans les deux prochains jours.

Vérifiez les paramètres de votre téléphone pour vous assurer que la photo n'est pas prise en très haute résolution. Cela rendrait le document trop lourd à charger sur l'application.

De quel document avez-vous besoin pour un remboursement de la TVA sans problème ?

Assurez-vous que le document est une facture en bonne et due forme. Les tickets ou les bons de commande ne sont pas acceptés.
La facture doit contenir :
- Un numéro de facture unique
- Une date d'achat
- Le nom complet du diplomate (même si l'achat est effectué par votre conjoint)
- Votre adresse personnelle
- Informations sur le commerçant (nom/adresse/numéro de TVA/numéro de téléphone/e-mail)
- Description du/des bien(s)/service(s)
- Montant total hors TVA
- Montant total TVA comprise
- % de TVA
Téléchargez notre guide des factures.

VEUILLEZ NOTER que les détails personnels écrits à la main sur une facture imprimée ne sont pas autorisés, même la correction à la main d'une adresse erronée n'est pas autorisée. La facture doit être entièrement imprimée ou entièrement manuscrite.

Dans quel délai recevrez-vous votre remboursement de TVA ?

Une fois votre inscription terminée, vos premières transactions seront validées par l'administration fiscale belge à partir du premier jour du mois suivant votre inscription réussie.

Si vous avez effectué un transfert depuis un autre opérateur, une période de transition de deux mois
est requise par le Ministère des Finances, à partir du mois suivant la résiliation.

La rapidité du remboursement dépend de votre choix de service :
- Remboursement Basic Service* =
dans les 6 mois après le remboursement par le magasin.
- Remboursement Service Extra** = après le remboursement par le magasin.

Où pouvez-vous suivre le statut de vos déclarations ? 

Sur votre portail client personnel ou sur notre application mobile sur votre téléphone.
Activez votre compte avant de pouvoir accéder à notre application mobile.

Quelle est la signification d'un statut ? 

Symbole Statut transaction Explication?
( 1 )
Factureinitiale téléchargée sur le compte du client et prête à être traitée.
( 2 ) Facture traitée vérifiée par Diplomatic Card et traitée.
( 3 ) Demande d'approbation en attente transmise aux autorités pour validation.
( 4 ) La demande approuvée a reçu une validation positive.
( 5 ) La demande désapprouvée a été rejetée. Vous pouvez trouver la raison du rejet en cliquant sur le statut 'Disapproved' et 'Validation History'.
( 6 ) Pending Refund La demande de remboursement a été envoyée au magasin et Diplomatic Card attend le remboursement.
( 7 )
TVAremboursée remboursée au client. (Les transactions bancaires peuvent prendre quelques jours pour arriver).
( 8 ) La facture archivée a été vérifiée mais n'a pas pu être traitée. Vous pouvez trouver la raison de l'archivage en cliquant sur le statut "Archivé" et "Historique de validation".

Quels achats donnent droit au remboursement de la TVA ?

Conformément aux règles fixées par l'administration belge de la TVA, la TVA peut être récupérée sur l'achat d'objets mobiliers pour votre usage personnel (et celui des membres de votre famille inscrits). Les articles qui deviennent immeubles par l'usage, les services de toute nature et l'alimentation (nourriture, boissons) sont exclus de ce privilège.

Le montant minimum d'une facture est de €125** HORS TVA. (€151,25 - 21 % de TVA et €132,5 - 6 %)

**Veuillez noter que votre privilège dépend des règles de réciprocité fixées par l'administration belge de la TVA. Par conséquent, les diplomates de certains pays peuvent ne pas avoir droit aux mêmes privilèges que les autres. Les règles de réciprocité peuvent changer au fil du temps. Veuillez contacter le bureau du protocole de votre organisation pour plus d'informations.

Que devez-vous faire lorsqu'une transaction est désapprouvée ?

Lorsqu'une transaction a été archivée et que vous pouvez encore faire quelque chose pour en changer le résultat, nous envoyons un e-mail avec l'action que vous pouvez entreprendre.
Si vous ne trouvez pas l'e-mail et que vous souhaitez connaître la raison de ce statut d'archivage :
1. Accédez à votre application mobile sur votre téléphone.
2. Cliquez sur le bouton de menu et choisissez "Déclarations".
3. Cliquez sur la transaction qui a été archivée. Elle a une icône en forme de boîte.
4. Vous voyez maintenant les détails de cette transaction. Cliquez à nouveau sur le mot Archivé.
5. Vous voyez maintenant le texte avec la raison de l'archivage de cette transaction.
6. Si vous avez un nouveau document ou des informations supplémentaires à soumettre, veuillez ajouter une nouvelle demande de déclaration.

OU

1. Allez sur votre Portail client
2. Cliquez sur "Transactions" dans la barre de menu bleue supérieure.
3. Vous pouvez filtrer votre déclaration par statut.
4. Cliquez sur la transaction pour en voir les détails.
5. Cliquez sur le côté droit de la page sur "Motif de l'archivage".
6. Vous verrez maintenant le texte avec la raison de l'archivage de cette déclaration.
7. Si vous avez un nouveau document ou des informations supplémentaires à soumettre, veuillez ajouter une nouvelle demande de déclaration. Veuillez ne pas soumettre à nouveau des factures rejetées.

Pouvez-vous récupérer la TVA sur les achats effectués à l'étranger ?

Cela est possible, mais nous ne proposons pas ce service. Si vous avez effectué des achats dans un pays membre de l'Union européenne, veuillez contacter notre service d'assistance pour obtenir des instructions.
En cas d'achats effectués hors de Belgique par des diplomates en poste en Belgique, une procédure différente s'applique. Cette procédure est basée sur le Certificat 151. Si le diplomate souhaite initier la procédure 151, veuillez vous rendre dans la section onglet c-151 procédure.

Les étapes suivantes sont :
1. Remplir le formulaire. N'oubliez pas de faire contresigner et tamponner le certificat par votre Organisation.
Veuillez noter que 2 copies du certificat sont requises. Seules les versions imprimées recto verso (double face) seront acceptées.
2. Faites une copie de la facture.
3. Envoyez le certificat 151 en double exemplaire et la facture originale à l'Administration générale des impôts belge pour approbation. Leur adresse postale est mentionnée sur le certificat. Il s'agit de l'adresse avec boîte postale 317.
4. Après avoir reçu l'agrément de l'administration fiscale belge, contactez l'administration fiscale locale du pays où votre fournisseur est établi.

Si un diplomate ou une mission diplomatique achète auprès d'une entreprise établie aux Pays-Bas, envoyez le certificat approuvé et la facture à l'administration fiscale néerlandaise.
Leur adresse est la suivante :
Belastingdienst Haaglanden - CB/IFB
Prinses Beatrixlaan 512NL-2595 BLDen HaagNederland

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N'hésitez pas à contacter notre Support Desk très apprécié. Notre équipe dévouée est toujours disponible pour répondre à vos questions.

Quand et comment utiliser la procédure C-151 ?

* Pour les achats dans un État membre de l'UE autre que la Belgique.
*
Pour l'achat d'une voiture pour votre usage personnel.

1. Remplir le formulaire. N'oubliez pas de faire contresigner et tamponner le certificat par votre Organisation. Veuillez noter que 2 exemplaires de l'attestation sont nécessaires. Seules les versions imprimées recto verso (double face) seront acceptées.
2. Faites une copie de la facture.
3. Envoyez le certificat 151 en double exemplaire et la facture originale à l'Administration générale des impôts belge pour approbation. Leur adresse postale est mentionnée sur le certificat. Il s'agit de l'adresse avec boîte postale 25.4. Après avoir reçu l'approbation des autorités, envoyez le C-151 validé positivement avec la facture au magasin qui doit vous rembourser la TVA directement.
4. Si un diplomate ou une mission diplomatique achète dans une entreprise établie aux Pays-Bas , envoyez le certificat approuvé et la facture aux autorités fiscales néerlandaises. Leur adresse est la suivante Belastingdienst Haaglanden - CB/IFB Prinses Beatrixlaan 512NL-2595 BL Den Haag Nederland.

Veuillez télécharger ici le document C-151 en français ou en anglais pour votre propre usage.

L'utilisation de notre service de TVA gratuite est-elle payante ?

Si vous êtes intéressé par notre service de TVA n° 1, veuillez contacter notre service d'assistance pour connaître nos tarifs.

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Diplomatic Card est le seul fournisseur qui peut vous offrir un achat sans TVA au moment où vous achetez dans nos magasins. Magasins connectés.

N° 1 des services hors TVA
Diplomatic Card hors TVA
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