Questions fréquemment posées - Missions

Vos données sont enregistrées dans un profil client hautement sécurisé. En cas de changement de vos données (par exemple : adresse du domicile, coordonnées, compte bancaire, numéros de téléphone mobile, cartes), veuillez confirmer vos dernières données par e-mail à info@diplomaticcard.be.

Pour bloquer ou débloquer votre carte, veuillez contacter notre service d'assistance.

N'hésitez pas à contacter notre Support Desk très apprécié. Notre équipe dévouée est toujours disponible pour répondre à vos questions.

Veuillez consulter notre site web pour connaître les magasins et fournisseurs connectés.

1. Rendez-vous dans l'un des magasins connectés en Belgique.
- Assurez-vous d'avoir votre carte hors TVA et votre téléphone portable avec vous.
2. Avant le paiement à la caisse, remettez votre carte TVA au caissier.
3. Afin de reconnaître et de valider votre privilège TVA, vous recevrez un code à 4 chiffres par SMS. Mentionnez ce code à la personne à la caisse. Le vendeur saisira le code à 4 chiffres et les détails de l'achat dans notre application de TVA gratuite dans le magasin connecté.
4. Si votre mission est exonérée de la TVA pour cet achat, l'application validera votre transaction sans TVA.
5. Vous pouvez maintenant payer immédiatement sans TVA à la caisse.

Certaines organisations orientées vers les services, comme les services de nettoyage / les services de jardinage / les commandes en ligne et les traducteurs, travaillent avec une procédure unique de code AR. Veuillez donner au fournisseur votre numéro de carte de Diplomatic Card. Le magasin enverra alors à Diplomatic Card une facture 'pro-forma' avec la demande de leur donner un code AR après une validation positive de notre part. Vous recevrez alors une facture sans TVA de l'organisation que nous recevrons en conséquence du commerçant pour le traitement sans TVA. Les organisations qui travaillent avec une procédure AR pour les factures sans TVA sont reconnaissables par le label "code AR" dans la liste de nos magasins connectés.

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Pour les achats effectués dans des magasins qui ne sont pas encore connectés, veuillez demander une facture TVA incluse, établie au nom et à l'adresse de votre mission, au moment de la transaction. Diplomatic Card Services traite votre achat après réception de la facture et se charge du remboursement de votre TVA.

1. Envoyez-nous vos factures via le Portail Client ou par email à info@diplomaticcard.be
2. Après quelques jours, vos factures seront traitées et envoyées à l'administration de la TVA pour validation.
3. Après une validation positive par l'administration fiscale, Diplomatic Card Services Belgium obtient un E-Certificat (un document d'exemption) de l'administration fiscale. Diplomatic Card Services Belgium envoie ensuite une demande de remboursement au magasin.
4. Le magasin dispose d'un délai de paiement, pour payer la TVA à Diplomatic Card Services, jusqu'à la fin du mois suivant celui de l'envoi du certificat électronique.
5. Diplomatic Card Services vous rembourse la TVA sur votre compte bancaire après réception du paiement par le magasin et avec un délai dépendant de votre choix de service (Basic* ou Extra**).

Assurez-vous que le document est une facture en bonne et due forme. Les tickets / pro forma ou bons de commande ne sont pas acceptés.
La facture doit contenir :
- un numéro de facture unique
- une date d'achat
- le nom complet de la mission
- l'adresse de votre mission
- les informations relatives au marchand (nom/adresse/numéro de TVA/numéro de téléphone/adresse électronique)
- la description du/des bien(s)/service(s)
- le montant total hors TVA
- le montant total TVA comprise
- le pourcentage de TVA

PLEASE NOTE les détails personnels manuscrits sur une facture imprimée ne sont pas autorisés, même la correction à la main d'une adresse erronée n'est pas autorisée. La facture doit être entièrement imprimée ou entièrement manuscrite.

Une fois votre inscription terminée, vos premières transactions seront validées par l'administration fiscale belge à partir du premier jour du mois suivant votre inscription réussie.

Si vous avez effectué un transfert depuis un autre opérateur, une période de transition de deux mois est requise par le Ministère des Finances, à partir du mois suivant la résiliation.

La rapidité du remboursement dépend de votre choix de service :
- Remboursement Basic Service* = dans les 6 mois après le remboursement par le magasin.
- Remboursement Service Extra** = après le remboursement par le magasin.

Conformément aux règles fixées par l'administration belge de la TVA, veuillez consulter (lien moniteur Belge) pour voir quelles catégories sont exemptées de TVA.

Le montant minimum d'une facture est de €125** HORS TVA. (€151,25 - 21 % de TVA et €132,5 - 6 %)

**Veuillez noter que votre privilège dépend des règles de réciprocité fixées par l'administration belge de la TVA. Par conséquent, certaines missions peuvent ne pas avoir droit aux mêmes privilèges que d'autres missions. Les règles de réciprocité peuvent changer au fil du temps. Veuillez contacter le bureau du protocole de votre organisation pour plus d'informations.

Lorsqu'une transaction a été archivée et que vous pouvez encore faire quelque chose pour en modifier le résultat, nous vous envoyons un courriel indiquant les mesures à prendre.
Si vous ne trouvez pas l'e-mail et que vous souhaitez connaître la raison de ce statut d'archivage :
1. Allez sur votre Portail client
2. Cliquez sur "Transactions" dans la barre de menu bleue supérieure.
3. Vous pouvez filtrer votre déclaration par statut.
4. Cliquez sur la transaction pour en voir les détails.
5. Cliquez sur le côté droit de la page sur "Motif de l'archivage".
6. Vous verrez maintenant le texte avec la raison de l'archivage de cette déclaration.
7. Si vous avez un nouveau document ou des informations supplémentaires à soumettre, veuillez ajouter une nouvelle demande de déclaration. Veuillez ne pas soumettre à nouveau des factures rejetées.

Cela est possible, mais nous ne proposons pas ce service. Si vous avez effectué des achats dans un pays membre de l'Union européenne, veuillez contacter notre service d'assistance pour obtenir des instructions.
En cas d'achats effectués hors de Belgique par des diplomates en poste en Belgique, une procédure différente s'applique. Cette procédure est basée sur le Certificat 151. Si le diplomate souhaite initier la procédure 151, veuillez consulter l'onglet Procédure C-151.

N'hésitez pas à contacter notre Support Desk très apprécié. Notre équipe dévouée est toujours disponible pour répondre à vos questions.

- pour les achats dans un État membre de l'UE autre que la Belgique

- en Belgique, dans tous les cas où l'utilisation du certificat électronique n'est pas autorisée :
*pour les achats dont le montant sous-total est supérieur à 2.500,- HTVA pour les trois catégories suivantes :
(*) Services - travaux sur des bâtiments officiels
(*) Livraisons de biens meubles placés dans des bâtiments officiels de telle sorte qu'ils deviennent immeubles
(*) Services - surveillance de bâtiments officiels
*achats de véhicules à moteur,
*achats de nouveaux bâtiments officiels, acquisition de droits réels sur ces bâtiments et travaux immobiliers, dans la mesure où la base d'imposition totale dépasse un montant de 2500 euros,
*fournitures continues d'eau, de gaz, d'électricité, de télécommunications et de télédistribution,
*fournitures de biens et de services liés à des événements officiels ainsi que les fournitures de nourriture et de boissons, et les services de restauration et de traiteur, fournitures de biens et de services qui ne peuvent apparemment pas être pris en compte pour un usage officiel (par ex.par exemple, les vêtements),
*TVA sur les charges communes des bâtiments officiels, dans la mesure où l'assujetti agit en tant que syndic d'un bâtiment sans pouvoir déduire lesdites charges (décision E.T.75.574 du 09.06.1999),
*les livraisons de biens et services destinés à l'usage officiel des consulats honoraires (décision E.T.82.321 du 12.04 2007),o les livraisons de produits soumis à accises (alcools, boissons alcoolisées, tabacs et carburants).

Veuillez télécharger ici le document d'instruction en français ou en anglais.

1. Remplir le formulaire. N'oubliez pas de faire contresigner et tamponner le certificat par votre Organisation. Veuillez noter que 2 copies du certificat sont requises. Seules les versions imprimées recto verso (double face) seront acceptées.

2. Faites une copie de la facture.

3. Envoyez le certificat 151 en double exemplaire et la facture originale à l'Administration générale des impôts belge pour approbation. Leur adresse postale est mentionnée sur le certificat. Il s'agit de l'adresse avec boîte postale 25.4. Après avoir reçu l'approbation des autorités, envoyez le C-151 validé positivement avec la facture au magasin qui doit vous rembourser la TVA directement.

4. Si un diplomate ou une mission diplomatique achète dans une entreprise établie aux Pays-Bas , envoyez le certificat approuvé et la facture aux autorités fiscales néerlandaises. Leur adresse est la suivante Belastingdienst Haaglanden - CB/IFB Prinses Beatrixlaan 512NL-2595 BL Den Haag Nederland

Veuillez télécharger ici le document C-151 en français ou en anglais pour votre propre usage.

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